BLOK ENTREPREUNER

BLOK ENTREPRENEURSHIP

MANAJEMEN  KEWIRAUSAHAAN

Setelah perusahaan berdiri apa langkah selanjutnya, setidaknya adalah untuk dapat merealisasikan apa yang menjadi tujuan awal mengapa kita mendirikan suatu perusahaan. Untuk dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan,  alat yang dapat dipergunakan adalah bagaimana  bisa mengatur orang-orang yang terlibat dalam organisasi perusahaan untuk dapat bekerjasama melalui suatu proses yang disebut dengan managemen.

Fungsi-fungsi Manajemen

Proses untuk mencapai tujuan ini  dituangkan dalam fungsi-fungsi manajemen  sebagai berikut :

v  Fungsi  Perencanaan ( Planning )

proses perencanaan  adalah bagaimana menentukan arah  yang akan ditempuh dan kegiatan-kegiatan yang diperlukan dalam pencapaian tujuan perusahaan. Dalam menentukan arah perusahaan diantaranya adalah,   apa yang akan dicapai bagaimana cara mencapainya, kapan dan berapa lama kebutuhan waktu untuk  mengerjakan, serta siapa yang akan melakukan pekerjaannya.  Sehingga diharapkan rencana kerja perusahaan yang telah tersusun ini nantinya dapat digunakan sebagai pedoman dalam bekerja dan sekaligus sebagai tolok ukur atau standar dalam melakukan pengawasannya.

Mengingat begitu banyaknya jenis-jenis  kegiatan yang terdapat dalam suatu perusahaan, maka maka dalam pembahasannya akan dibatasi dan akan dibahas dalam bab tersendiri secara lebih rinci antara lain dibidang manajemen keuangan seperti  menyususun strategi keuangan perusahaan,  penyusunan  anggaran perusahaan, rencana penggunaan dana atau modal termasuk  sumbernya, perencanaan pemasaran perusahaan dan lain-laiin terutama diperuntukkan bagi perusahaan yang baru berdiri atau perusahaan  dengan skala usaha yang relatif masih kecil dan sederhana.

v  Fungsi Pengorganisasian ( Organizing ) 

 setelah perencanaan perusahan  selesai dibuat selanjutnya disusun struktur organisasi perusahaan, yaitu mengelompokkan berbagai kegiatan yang ada dalam unit-unit kerja. Tujuannya adalah agar supaya tertata dengan jelas tugas dan fungsi dari masing-masing unit dan orang-orang yang terlibat dalam kegiatan perusahaan.  Adapun struktur organisasi yang akan dibahas adalah struktur organisasi untuk perusahaan yang baru didirikan yang relatif skala usahanya masih kecil, dengan volume pekerjaan yang relatif belum banyak dan penggunaan tenaga kerja yang masih terbatas. Pengorganisasian perusahaan dan fungsi pengarahan akan dibahas dalam sub-bab tersendiri secara lebih rinci.

Fungsi Pengarahan ( Actuating ) 

adalah mengerakkan dan mengarahkan orang-orang yang terlibat dalam organsasi perusahaan agar menjalankan tugas sesuai dengan tugas dan wewenangnya yang telah ditentukan atau sesuai dengan uraian tugasnya ( job description ). Agar mereka dapat melaksanakan pekerjaan sesuai dengan uraian tugas sudah tentu  dengan cara memberikan perintah, petunjuk, dan motivasi  dengan berpedoman pada rencana yang telah disusun di atas.

Pengendalian atau pengawasan ( Controlling ) 

adalah kegiatan untuk melakukan pengukuran terhadap kinerja perusahaan apakah pencapaian tujuan sudah sesuai dengan rencana atau standar yang telah ditetapkan. Disinilah   atau perlunya peranan pengendalian  yaitu meluruskan kegiatan-kegiatan yang mungkin terjadi penyimpangan dalam pencapaian tujuan. Salah satu cara melakukan pengawasan  perusahaan  akan dibahas dalam sub-bab tersendiri secara lebih rinci.

Organisasi   Perusahaan

Pengertian organisasi pada hakikatnya adalah sekelompok orang yang memilki saling ketergantungan antara yang satu dengan yang lainnya, yang secara bersama-sama memfokuskan usahanya untuk mencapa suatu tujuan tertentu yang ditentukan oleh perusahaan.  Sedangkan  pengorganisasian ( organizing )  artinya menentukan siapa melakukan apa dan siapa harus melapor kepada siapa atau  bagaimana hubungan pekerjaan dan otoritas, dengan menentukan hubungan diharapkan  pekerjaan dapat terkoordinasi.  Koordinasi maksudnya adalah agar setiap kegiatan dapat berjalan dengan yang ditetapkan siapa melakukan apa dan melapor ke pada siapa atau tidak sampai terjadi tumpang tindih dalam pengerjaannya ( tersinkronisasi ). 

Fungsi pengorganisasian dalam manajemen  dapat dipandang sebagai suatu aktivitas yang yang berurutan yaitu ; memecah tugas ke dalam pekerjaan ( spesaliasasi ), mengkombinasikan pekerjaan untuk membentuk departemen atau divisi, dan mendelegasikan wewenang atau otoritas. Memecah tugas menjadi pekerjaan atau Job description  adalah bagaimana menguraikan secara lebih rinci  dari suatu tugas, sehingga dapat menjelaskan kepada karyawan atau manager pekerjaan apa yang dibutuhkan atau yang harus dikerjakan. Dan dengan mengkombinasikan pekerjaan menjadi departemen  akan membentuk  struktur organisasi, rentang kendali dan rantai komando. Sedangkan membagi wewenang adalah  memberikan hak dan tanggung jawab kepada seseorang  sebagian atau seluruhnya wewenang yang ada pada pimpinan atau atasan langsung.

Sehingga dengan demikian tujuan dari pengorganisasian  adalah  menentukan struktur organisasi, menetukan seluruh tugas, hubungan antar tugas, batas wewenang dan tanggung jawab untuk menjalankan masing-masing tugas tersebut. Dan efektivitas organisasi sebagai sarana untuk mewujudkan tujuan bersama tersebut sangat ditentukan oleh pendekatan yang digunakan dalam menentukan bentuk struktur organisasi perusahaan. 

Pendekatan yang digunakan untuk menetukan bentuk struktur organisasi ditentukan oleh :

(1). sifat dari pekerjaan yang digunakan untuk pencapaian tujuan, dan (2). lingkungan bisnis yang dihadapi oleh perusahaan.

Adapun pendekatan yang paling umum digunakan oleh perusahaan adalah :

a). Pendekatan fungsional hirarkhis ( functional hierarchical approach )

 yaitu bentuk organisasi  yang berdasarkan pada spesialisasi keakhlian yang dimiliki oleh oarnga yang terlibat dalam organisasi. Dan mengorganisasikan serta mengendalikan usaha untuk pencapaian tujuan melalui pembangunan organisasi yang berjenjang, bentuk struktur organisasi menyerupai piramida yang mengecil ke atas. Semakin besar organisasinya maka bentuk bawah piramida  akan semakin besar dan berarti semakin banyak fungsi yang ditimbulkan dan jenjangnya juga akan semakin tinggi, atau sering juga disebut dengan system organisasi Lini, ( lihat Gambar :  2. Struktur Organisasi Fungsional Hirarkhis/ Lini ).

                                     Gambar : 2.  Struktur Organisasi Fungsional Hirarkhis/ Lini

 Adapun manfaat dari pendekatan ini adalah ;

v  Organisasi dapat menjadi lebih efisien karena dapat mendukung terjadinya skala ekonomi atau semakin banyak produksiyang dihasilkan biaya per unitnya menjadi semakin kecil.

v  Organisasi mengelompokkan akhli yang memilki latar belakang pendidikan yang sama untuk membuat mereka mampu meneyelsaikan tugas dengan cepat.

v  Organisasi melakukan pengendalian yang ketat terutama jika sebagian pekerja dengan tingkat pendidikan yang rendah.

Selain manfaat terdapat juga kelemahannya yaitu :

Pengendalian yang berlebihan, sehingga kurang memberikan fleksibilitas organisasi dalam melakukan penyesuaian dengan kondisi lingkungan yang selalu berubah secara dinamis terutama untuk segera dilakukan perbaikan ( improvement ) terhadap system atau proses.

·         Pertanggung jawaban yang sempit, dimana para manager hanya berfokus pada kinerja fungsi mereka, karena kinerja mereka akan selalu diukur untuk menentukan keberhasilan dalam menjalankan tugas-tugasnya.

·         Isolasi sosial ;  dengan pedekatan ini menyebabkan terjadinya sekat-sekat pemisah diantara fungsi-fungsi yang dibentuk dalam organisasi, dan akhirnya dapat menyebabkan terjadinya isolasi disesama fungsi lainnya yang ada.

·         Hambatan komunikasi ; pendekatan ini juga menyebabkan hubungan antar fungsi jadi agak terhambat karena hubungan dimulai dari manager paling bawah naik ke atasnya dan naik lagi ke atasnya, begitu juga sebaliknya, sehingga semakin tinggi jenjang struktur organisasi akan semakin lambat terjadinya komunikasi antar fungsi .

·         Kuarngnya tanggung jawab lintas fungsi ; pendekatan ini juga menyebabkan kurangnya tanggung jawab manager antar lintas fungsi karena mereka akan fokus pada fungsinya masing-masing.

b). Pendekatan Matriks

pendekatan matriks ini  agak berbeda dengan fungsional hirarkhis dimana organisasi matriks membebankan tanggung jawab arus lintas fungsional kepada manager tertentu,  yaitu  dengan  menambahkan  bentuk horizontal  seperti menurut produk atau proyek. Namun organisasi bentuk matriks ini masih tetap mempertahankan adanya hirarkhis dalam organisasi untuk mencapai beberapa beberapa koordinasi dan integrasi, dimana manager produk atau proyek bertanggung jawab terhadap arus horizontal dengan mengintegrasikan dan mempercepat pekerjaan lintas fungsional,

( lihat gambar : 3. Struktur  Organisasi Matriks ).

                                          Gambar : 3. Struktur Organisasi Matriks

Organisasi ini cocok untuk perusahaan yang operasinya didasarkan atas proyek yang volume pekerjaannnya cukup bervariasi, sehingga perlu adanya fleksibilitas dalam pemanfaatan orang  yang terdapat dalam organisasi.  Yang dimaksudkan dengan fleksibilitas disini adalah dengan melakukan tambal sulam terhadap pendekatan fungsional hirarkihis seperti dengan membentuk ; (a). timad-hoc, (b). komite, dan (c). customer internal.

(a). Tim Ad Hoc 

yaitu bentuk hubungan horizontal di dalam organisasi fungsional hirarkhis, dimana perusahaan dapat membentuk suatu tim ad hocyang beranggotakan manager dari berbagai fungsi yang terkait dengan masalah yang dihadapi perusahaan.  Tim ad hoc ini sifatnya adalah sementara kalau masalahnya telah selesai ditangani tim ini  bisa dibubarkan kembali, dan biasanya dibentuk dengan berbagai tujuan tetapi pada intinya adalah untuk melakukan peningkatan ( improvement ) terhadap kerjanya organisasi. Hanya saja dalam pembentukan tim ad hoc yang baru agar diperhatikan  penunjukan para anggotanya jangan sampai menunjuk orang-orang yang relative baru semua, karena tidak akan mampu belajar dari pengalaman yang lalu.

(b). Komite  

tujuan dari pembentiukan komite adalah untuk menyediakan forum komunikasi. koordinasi dan partisipasi.  Komite ini semestinya dibentuk untuk membantu berbagai tim ad hoc di dalam memberikan arahan dan memastikan bahwa telah bekerja sesuai dengan tujuan perusahaan, misalnya sebagai tim pengarah ( steering committee ).

(c). Customer Internal

yaitu dengan cara mendorong orang- orang ( personal ) untuk menyelesaikan masalah yang timbul dalam fungsinya, dan tidak melemparkan atau memindahkan masalah tersebut ke proses yang lebih lanjut.  Pendekatan ini diharapkan dapat menghilangkan adanya dinding pemisah di antara berbagai fungsi yang ada terutama yang fungsi yang terkait dan mendorong adanya kerjasama lintas fungsi.

Pendekatan tambal sulam ini tidak berhasil secara optimal menggalang adanya kerjasama lintas fungsi, untuk mendapatkan hasil yang lebih baik adalah dengan mengkombinasikan dengan pendekatan kepemilikan system.

c). Pendekatan kepemilikan Sistem ( system ownweship approach )

pendekatan ini menetapkan manager atau tim sebagai pemilik system tertentu, dan sistem ini dapat mengatasi kelemahan organisasi fungsional herarkhis  dimana setiap menager tidak ada yang merasa bertanggunga jawab terhadap system yang ada krena merasa bukan karya mereka.  Dengan diberikannya para manager menggunakan sistemnya sendiri berarti akan selalu terjadi improvement terhadap sistem bilamana terjadi perubahan-perubahan dalam bisnis dan mereka juga diberikan kekuasaan untuk melintasi organisasi secara horizontal.

Pendekatan kepemilikan sistem ini terdiri atas tiga sistem yaitu ; (a). sistem lintas fungsional, (b). sistem berfokus ke customer, dan (c). sistem berfokus ke produk.

(a). Sistem Lintas Fungsional

 pendektan ini memberikan beban tanggunga jawab kepemilikan atas sistem ke pada manager dan manager menager berkewajiban untuk melakukan improvement bilamana diperlukan. Dalam sistem ini manager diberi kekuasaan untuk melintasi organisasi secara horizontal tetapi tidak pada sistem produk atau proyek seperti pada organisasi matriks, namun berfokus pada peleksanaan improvement terhadap sistem yang melintas antar fungsi, ( lihat Gambar : 4. Struktur  Organisasi Lintas Fungsional ).

                                       Gambar : 4.  Struktur Organisasi Lintas Fungsional.

Tim lintas fungsional dimungkinkan terjadinya hubungan horizontal dan bukan vertikal sehingga organisasi bentuknya menjadi lebih datar, hal ini mungkin bisa dilakukan dengan semakin majunya teknologi informasi yaitu dengan memberdayakan karyawan yang umumnya telah memiliki kemampuan dalam teknologi tersebut. Disini peran manager menengah mejadi semakain berkurang sehingga organisasi mejadi lebih datar ( flat ),  hal ini lebih cocok untuk menghadapi adanya perubahan-perubahan bisnis yang sangat dinamis.

(b). Sistem Berfokus ke Customer

berbeda denga sistem lintas fungsional karena pada sistem ini hirarkhis tidak dipertahankan tetapi  berfokus pada customer dalam mengatasi kompleksitas yaitu dengan dengan meniadakan batas-batas antar fungsi.  Dalam pendekatan ini setiap ssstem menjadi atau merupakan organisasi mini  yang mencoba vitalitas para manager untuk menjadi entrepreneur kecil melalui ;  bekerja secara tim,  sebagai pekerja yang terlatih lintas fungsi, menjadi karyawan atau manager berketrampilan seragam, partisipasi fleksibel, tujuan bersama,  dan berfokus pada customer tertentu. Dengan organisasi yang lebih kecil ini setiap permasalahan bisa ditangani dengan lebih mudah dan pelayanan lebih terfokus pada customer tertentu dan segmen pasar tertentu.  Berfokus pada customer ini  diharapkan perusahaan  dapat menyediakan fasilitas antara lain ; dalam penerimaan order, pengiriman order, akintansi khusus, dan coustomer servis.  Biasanya manager-manager yang sudah berpengalaman ini  pada suatu saat sering keluar dari organisasi untuk mendirikan uasaha sendiri.

(c). Sistem Berfokus pada Produk

pendekatan ini berfokus pada produk tertentu dan customer tertentu, dan memecah organisasi ke yang lebih kecil lagi. Biasanya organisasi ini lebih kea rah spesialisasi dalam melakukan riset-riset dasar agar perusahaan tetap dapat bertahan dalam persaingan melalui penciptaan produk-produk baru dan berbeda.

Dari berbagai bentuk struktur organisasi yang telah diuaraikan di atas, mungkin muncul pertanyaan mana yang lebih baik, pemilihan bentuk struktur organisasi sangat tergantung dari tujuan perusahaan dan skala usahanya. Kalau berkeinginan untukmelakukan pengendalian yang ketat mungkin system herakhis fingsional, naman kalau organisasi perusahaan masih realtif kecil dan harus fleksibel dalam mengadapi segala macam perubahan mungkin sistem kepelikan denga berfokus pada customer.

2). Pengarahan ( Actuating )

Untuk dapat mempengaruhi orang untuk mencapai tujun tertentu caranya adalah dengan memberikan motivasi ke pada seluruh orang yang terlibat dalam organisasi. Motivasi adalah bagaimana cara untuk mendorong seseorang  agar mau bekerja untuk mencapai tujuan perusahaan ssesuai dengan yang telah ditentukan oleh perusahaan denga  efektif dan efisien. 

Adapun fungsi motivasi dalam manjemen meliputi ; (1). Kepemimpinan, (2). Dinamika kelompok, (3). Komunikasi, (4). Reward and Punishment dan (5). Perubahan organisasi.

(1). Kepemimpinan

seorang manager harus menjadi seorang pemeimpin yang baik yaitu dengan cara membangun hubungan dengan karyawan, berempati terhadap kebutuhan dan pemikiran mereka , memberi contoh yang baik serta jujur dan adil. Pemimpin yang demikian tersebut sering juga disebut dengan pemimpin yang “berprinsip”, dan seorang pemimpin yang berprinsip adalah dapat terbentuk dari :

a). Pribadi

adalah hal-hal yang  berhubungan  dengan diri sendiri yaitu apakah layak untuk dipercaya , layak untuk dipercaya berkaitan dengan kararkter dan kecakapan. Karakter baik tetapi kecakapan kurang ini juga menyebabkan kurang dapat dipercaya, oleh karena itu mereka harus terus meningkatkan profesioalismenya ( pengetahuan  dan keterampilan )  dengan kecakapan yang dimiliki biasanya keputusan-keputusan yang diambil lebih bijak.

b). Antar Pribadi

adalah hubungan atau interaksi dengan orang lain, yaitu bagaimana kita bisa dipercaya yang merupakan  dasar dari “kepercayaan” kalau interaksi antara dua orang sudah saling percaya maka akan terjalin komunikasi yang  jelas, rasa empati, sinergi dan saling ketergantungan yang produktif.  

c). Manajerial

yaitu mempunyai rasa tanggung jawab untuk menyelesaikan pekerjaan dengan orang lain atau merupakan suatu tim,  bukan bekerja atas diri sendiri dan selalu beranggapan orang lain juga penting.

d). Organisasional

kebutuhan untuk mengorganisir orang, merekrut orang, melatih dan menggaji, membentuk kelompok atau tim, mnyelesaikan permasalahan dan menciptakan struktur dan strategi yang selaras.

Dengan demikian berarti ciri-ciri  seorang pemimpin yang berprinsip adalah ;

a). Mereka  oarng-orang yang terus belajar ; dari pengalaman-pemngalaman, mendengarkan orang lain, mengikuti pelatuhan-pelatihan dan mereka selalu ingin tahu sehingga tidak segan-segan untuk bertanya.

b).  mereka berorientasi pada pelayanan ;  meliha kehidupan sebagai misi dan bukan sebagai karir. Suatu usaha hanya berlandaskan pada intelektual atau moral saja tanpa dibarengi tanggung jawab, pelayanan, sumbangsih dan adanya beban yang harus dipikul hasilnya akan sia-sia.

c). Mereka memancarkan energy yang positif ;  seorang pemimpin dihadapan karyawannya harus menunjukkan muka yang riang, menyenagkan dan bahagia. Sikap yang optimis positif dan bergairah, antusias, penuh harapan dan mempercayai orang lain.

d). Mereka mempercayai orang lain 

mereka tidak merasa hebat bila bertemu dengan orang lain, tidak naïf dan sadar akan kelemahan. Selain itu mereka orang-orang yang berkeyakinan bahwa suatu keberhasilan adalah karena oarng lain dan bukan karena pada diri kita sendiri.

e). Mereka hidup seimbang

mereka banyak membaca, aktif dalam kegiatan sosial, mempunyai banyak teman dan beberapa orang kepercayaan. Sikap mereka seimbang dengan situasi, tidak berlebihan dan menguasai diri dll.

f). Melihat hidup sebagai suatu petualangan ;  mereka berperinsip menikmati hidup karena itu rasa aman dating dari dalam diri dan bukan dari luar,

g). Mereka sinergistik 

mereka adalah katalis perubahan, memperbaiki situasi, mudah mendelegasikan wewenang, dan tidak pernah mersa terancam karena oaring lain lebih baik.

h). Berlatih untuk memperbaharui diri 

mereka secara teratur melatih 4 dimensi yaitu phisik, dengan berolah raga, mental dengan banyak membaca, emosi dengan mendengarkan orang lain dan sabar, spiritual dengan berdoa, meditasi dan berpuasa.

(2). Dinamika Kelompok :

 memainkan peran dalam moral dan kepuasan keompok, yaitu dengan membentuk kelompok-kelompok atau koalisi-koalisi informal seperti olah raga, karaoke,arisan  dan lain-lain.

(3). Komunikasi

komponen ini merupakan al yang sangat penting,  system komunikasi yang baik akan berdampak pada keberhasilan suatu strategi, oleh karena itu komunikasi yang baik ke atas dan ke bawah adalah merupakan  kata kunci dari suatu kesuksesan.

(4). Reward and punishment ( penghargaan dan hukuman )

pihak manajemen harus memberikan penghargaan terhadap karyawan yang dianggap memberikan kontribusi terhadap keberhasilan pencapaian tujuan perusahaan dan juga harus tidak segan-segan memberikan hukuman disesuaikan dengan tingkat kesalahan atau prestasinya, dan ini harus dilakukan secara konsisten.

(5). Perubahan organisasi ( tour of duty )

 pihak manjemen harus secara berkala melakukan perubahan organisasi atau tour of duty, untuk menghilangkan rasa kejenuhan kalau secara terus menrus berada pada posisi tertentu, dengan adanya perubahan organisasi berarti menciptaka suasana baru dan semangat kerja yang baru.

3). Pengendalian  ( Controlling )

Fungsi pengendalian ( controlling ) dari manjemen mencakup semua aktivitas yang dijalankan untuk memastikan operasi actual sesuai denga opersai yangdirencanakan. Semua manager dalam suatu perusahaan mempunyai tanggung jawab pengendalian, seperti melakukan evaluasi terhadap kinerja dan melakukan tindakan-tindakan perbaikan bilaman terjadi penyimpangan-penyimpangan sehingga operasi perusahaan berjalan secara efisien.

 

Pengendalian terdiri dari empat tahap dasar :

(1).  Menetapkan standar kinerja

(2).  Mengukur kinerja individu dan organisasi.

(3).  Membandingka kineja actual dengan yang direncanakan.

(4). Melakukan tindakan korektif

Khusus yang berkaitan dengan pengendalian keuangan akan dibahas secara khusus dala pembahasan mengenai melakukan analisis keuangan peruhasaan dalam pembuatan laporan keuangan.